Minggu, 10 Juni 2012

Mencari Cell Yang Memiliki Data Validation

Pendahuluan

Data validation adalah fitur pada Excel dimana kita bisa menetapkan aturan dan batasan pada suatu cell, sehingga nilai yang tidak sesuai akan dianggap tidak valid.

Nah, masalah muncul jika terdapat banyak cell yang menerapkan data validation, dan kita ingin mencari cell-cell tersebut.

Apakah ada fasilitas di Excel untuk melakukan hal tersebut? Tentu saja ada, dan berikut ini adalah caranya.

Langkah Memunculkan Cell Data Validation

  1. Pada sheet yang sedang aktif dan memiliki cell-cell data validation, klik tab Home pada ribbon.
  2. Pada bagian Editing klik tombol Find & Select.

  3. Dari daftar dropdown yang muncul, klik pilihan Data Validation.

  4. Hasil pencarian menunjukkan cell-cell yang memiliki validasi data (data validation) dengan highlight warna abu-abu muda. Sedangkan heading kolom / baris yang memiliki validasi data ditunjukkan dengan warna oranye.

  5. Selesai.

Sumber Referensi

Sabtu, 09 Juni 2012

Mengaktifkan Tab Developer pada Ribbon Excel 2007

Apa itu Tab Developer ?

Tab Developer adalah tab yang digunakan untuk mengelola lingkungan pemrograman kita pada Excel 2007. Screenshot tab ini pada ribbon Excel 2007 tampak sebagai berikut.

Tab Developer yang Sudah Aktif
Tab Developer tidak aktif secara default pada awalnya, sehingga jika Anda lebih nyaman bekerja dengan menu berupa tab maka sebaiknya Anda mengikuti langkah-langkah berikut untuk mengaktifkan tab ini.

Mengaktifkan Tab Developer pada Ribbon

  1. Klik menu Office.

  2. Klik tombol Excel Options.

  3. Pada dialog yang muncul, pilih kategori Popular pada bagian panel kiri.
  4. Aktifkan opsi Show Developer tab in the Ribbon.

  5. Klik tombol OK.
  6. Pastikan tab Developer sudah terlihat pada Ribbon Excel 2007.

  7. Selesai.

Sumber Referensi

Apa itu Array Formula pada Excel?

Array Formula adalah formula yang melibatkan formula untuk data range atau multi cell yang pada kondisi normal hanya untuk cell-cell tunggal.

Hampir setiap operasi dasar dapat digunakan oleh array formula ini, namun notasi dan entrinya agak sedikit berbeda antara satu formula dengan formula lainnya.

Pada beberapa literatur, array formula ini sering disebut dengan CSE Formula (Control+ Shift + Enter Formula)  karena mengharuskan penggunaan kombinasi tiga tombol keyboard tersebut.

Jika Anda berasal dari dunia programming, maka konsep dan operasi penggunaan array sudah tidak asing lagi. Bahkan cenderung intensif digunakan pada beberapa bahasa pemrograman.

Namun operasi Array Formula untuk Excel agak sedikit berbeda sehingga Anda perlu tahu konsep di balik formula ini dengan lebih baik.

Pada kesempatan kali ini akan ditunjukkan ilustrasi konsep dan contoh penggunaan array formula sehingga Anda mendapatkan gambaran lengkap dan komprehensif akan manfaatnya dalam pekerjaan sehari-hari.

Untuk memulai, marilah kita lihat satu contoh penggunaan berikut ini.

Contoh Awal

  1. Jalankan Excel dan buat satu workbook baru.
  2. Isilah worksheet dengan data seperti terlihat pada gambar berikut.

  3. Dengan data tersebut, kita akan mengisi cell-cell pada kolom SubTotal - berdasarkan perkalian dari kolom Jumlah dan Harga.
  4. Buatlah selection pada range alamat E2:E5 yang berada di bawah kolom SubTotal.

  5. Dengan posisi tersebut di atas, ketik formula =C2:C5*D2:D5, jangan tekan tombol apapun setelah Anda melengkapi formula tersebut.

  6. Sekarang eksekusi formula tersebut sebagai array formula dengan menekan tombol keyboard CONTROL + SHIFT + ENTER (CSE).

    Posisi tombol -tombol tersebut ditunjukkan pada highlight warna kuning dari gambar layout keyboard berikut ini.

  7. Hasil eksekusi tombol CSE tersebut akan terlihat seperti gambar berikut.



    Perhatikan bahwa formula yang kita masukkan tadi telah diapit oleh pasangan kurung kurawal { ... }. Ini menandakan bahwa range cell tersebut telah dianggap sebagai array formula.
  8. Arahkan cursor ke setiap cell dari E2:E5, kita akan mendapatkan formula yang sama.

  9. Sekarang cobalah pilih salah satu cell dari E2:E5 dan coba hapus dengan menekan tombol Delete. Akan terjadi error dengan pesan seperti berikut - You cannot change part of an array.



    Ini artinya range dari Array Formula adalah satu kesatuan dan tidak dapat dihapus secara individual.
  10. Selesai.

Array pada Excel

Pengertian array pada Excel sangat sederhana, yaitu kumpulan dari beberapa cell yang tersebar pada suatu kolom, suatu baris atau pada beberapa baris dan kolom (multi columns and rows). Ilustrasinya dapat Anda lihat pada gambar berikut di bawah ini.


Single-Cell dan Multi-Cell

Pada contoh penggunaan array formula di atas, terlihat bahwa hasil atau output eksekusi formula berupa array atau terdiri dari beberapa cell - sebagai satu kesatuan. Untuk hasil demikian, kita namakan formula tersebut Multi-Cell Formula.

Namun array formula tidak harus selalu menghasilkan multi-cell tetapi juga dapat menghasilkan satu cell saja, dan dengan demikian disebut Single-Cell Formula.

Kedua jenis output tersebut tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pada bagian formulanya terdapat array yang dijadikan sebagai parameter atau input bagi operator ataupun fungsi yang mengolahnya.

Contoh Lanjut : Single Cell

  1. Melanjutkan contoh sebelumnya, tempatkan cursor pada cell E6.
  2. Masukkan formula =SUM(C2:C5*D2:D5) pada cell tersebut dan tekan tombol Control + Shift + Enter.

  3. Hasilnya tampak seperti pada gambar berikut. Terlihat bahwa formula diapit oleh kurung kurawal sebagai tanda itu adalah array formula. Perhatikan bahwa formula ini langsung menghitung berdasarkan hasil perkalian array C2:C5 dan D2:D5.

  4. Selesai.

Contoh Lanjut : Conditional Average

  1. Kembali kita lanjutkan contoh sebelumnya, lakukan perubahan pada worksheet sebelumnya sehingga tampak seperti pada gambar berikut.

    (klik untuk memperbesar)
    Pada worksheet ini kita akan menghitung rata-rata nilai subtotal untuk produk non telur.
  2. Pada cell F7 masukkan formula berikut dan tekan tombol Control + Shift + Enter : =AVERAGE(IF(C2:C5="Tidak",D2:D5*E2:E5)).

    Formula ini akan menyaring kategori yang bukan telur (nilai "Tidak" pada kolom C), dan kemudian menghitung rata-rata dari sub total yang dihitung dari perkalian Jumlah dan Harga (kolom D dan E).
  3. Hasilnya akan terlihat seperti pada gambar berikut.

  4. Selesai.

Kesimpulan

Array pada Excel adalah rangkaian cell dari 1 kolom, 1 baris, maupun beberapa baris dan kolom. Array formula adalah formula yang beroperasi pada array tersebut, dan menghasilkan output 1 cell (Single-Cell) maupun beberapa cell (Multi-Cell).

Dari contoh yang diberikan, beberapa keuntungan dari penggunaan array formula adalah sebagai berikut :
  1. Konsistensi : Setiap cell dari hasil Multi-Cell memiliki formula yang sama.
  2. Keamanan : Setiap cell dari hasil Multi-Cell tidak dapat dihapus atau diedit sebagian. Dengan demikian kita dapat melakukan proteksi terhadap formula yang diberikan.
  3. Efisiensi ukuran file : Dari kedua contoh terakhir, kita dapat melihat bahwa untuk menghitung nilai total maupun rata-rata sebenarnya tidak diperlukan field SubTotal (intermediate field).

    Dengan demikian tidak ada penyimpanan tambahan yang diperlukan, dan akan membuat ukuran file menjadi lebih kecil.

Sumber Referensi

Mengurutkan Data Berdasarkan Jumlah Duplikasi

Deskripsi Kasus

Anda ingin mengurutkan data berdasarkan jumlah duplikasi yang terjadi pada data tersebut. Pengurutan berdasarkan jumlah duplikasi terkecil sampai terbesar.

Contoh ilustrasi dari transformasi yang diinginkan terlihat pada gambar di bawah ini.


Sumber kasus ini berasal dari posting Pak Ephi pada forum diskusi kami. Anda dapat mendownload contoh file praktek disini.

Solusi

  1. Dari table yang diberikan kita tambahkan satu kolom, yaitu Jumlah Duplikat untuk menyimpan perhitungan  jumlah duplikasi (dengan menggunakan fungsi COUNTIF).

    Argumen pertama pada COUNTIF adalah range data sumber, sedangkan argumen kedua menggunakan referensi duplikasi data yang dicari. Untuk jelasnya terlihat pada gambar berikut.

  2. Copy formula tersebut sejumlah baris data yang ada.



    Hasil yang didapatkan tampak pada gambar berikut. Terlihat A memiliki 3 duplikat, B memiliki 4 duplikat dan C memiliki 2 duplikat.

  3. Dengan cursor yang masih aktif pada salah satu cell pada table data yang ada, klik tombol Sort pada ribbon Data (Excel 2007).



    Pada dialog sorting yang muncul, masukkan kolom Jumlah Duplikat sebagai kolom yang akan disorting seperti pada gambar berikut dan klik tombol OK.

  4. Table data kita sudah akan terurut sesuai jumlah duplikasi datanya. Hasilnya terlihat seperti pada gambar berikut.

  5. Selesai.

Baca Juga

Sumber Referensi

Jumat, 01 Juni 2012

Calculated Field vs Calculated Item di Pivot Table


Pada PivotTable kita bisa menambahkan apa yang dinamakan dengan Calculated Field dan Calculated Item untuk membantu analisa kita lebih lanjut.

Apa sebenarnya kedua komponen tersebut dan perbedaan diantara keduanya ?
  • Calculated Field kita gunakan jika kita ingin menambahkan field / kolom baru pada daftar field yang ada.
  • Calculated Item kita gunakan jika ingin menambahkan daftar nilai dari suatu field, dengan ini otomatis menambah item grouping baru. Sebagai catatan, formula tidak boleh menggunakan item dari field lain.
Berikut adalah contoh penggunaan keduanya menggunakan dokumen penjualan_pivot.xlsx yang dapat Anda download disini.

Catatan : klik pada tiap gambar untuk memperjelas dan memperjelas.

Contoh Penggunaan Calculated Field

Kita ingin menambahkan satu field, yaitu PPN (Pajak Pertambahan Nilai) sebesar 10% dari tiap nilai penjualan pada Pivot Table yang terdapat pada file penjualan_pivot.xlsx.

Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan hal tersebut :
  1. Buka sheet dengan nama Pivot, dan arahkan kursor ke area PivotTable.
  2. Pada menu ribbon PivotTable Tools | Options, klik button Formula dan pilih Calculated Field.

  3. Pada kotak dialog Insert Calculated Field yang muncul, masukkan nilai berikut di bawah ini kemudian klik tombol OK.
    • Name     : PPN
    • Formula  :  = nilai_penjualan * 0.1

  4. Field baru, "Sum of PPN" akan muncul pada Pivot Table kita.

  5. Selesai.

Penggunaan Calculated Item

Misalkan kita ingin menambahkan satu nilai pada field "month",  yaitu Q1 yang mewakili total penjualan pada bulan 1 s/d 3. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan hal tersebut :
  1. Buka sheet Pivot dan arahkan kursor ke area nilai month pada Pivot Table kita. Pada gambar di bawah, penulis mengklik bulan 1 (Januari) dari tahun 2008.

  2. Pada ribbon PivotTable Tools | Options, klik button "Formula" dan pilih "Calculated Item".
  3. Pada kotak dialog Insert Calculated Item in "month" yang muncul, masukkan nilai berikut di bawah ini kemudian klik tombol OK.
    • Name     : Q1
    • Formula  :  = '1'+ '2'+ '3'

  4. Item baru pada month yaitu Q1 - dan juga penjumlahan nilai penjualan dan PPN dari bulan 1 s/d 3 (kuartal 1) - akan muncul sekarang pada Pivot Table kita.

  5. Selesai.